Privacybeleid
Scouting Elswoutgroep verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.
Privacystatement
In het privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Elswoutgroep via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.
Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via www.scoutingelswout.nl. De gegevens worden via een formulier van Google Workspace opgeslagen in onze Google Drive. De ledenadministratie (gegevensbeheerder) en penningmeester krijgen toegang tot deze gegevens. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online (SOL. Zie het privacystatement voor SOL op www.scouting.nl/privacy.
Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen
Scouting Elswoutgroep hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / -vragenlijst die per activiteit digitaal dient te worden ingevuld door de ouders/verzorgers. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier.
Relevante gezondheidsinformatie opkomsten
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.
Registratie activiteiten
Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van online registratieformulieren, gemaakt met de Google Workspace. De gegevens worden via dit formulier op de beveiligde Google Drive omgeving bewaard. Er worden alleen persoonsgegevens geregistreerd die noodzakelijk zijn voor de aanmelding voor de desbetreffende (groeps)activiteiten. Deze gegevens worden bewaard tot uiterlijk een maand na afloop van het desbetreffende evenement.
Financiële gegevens
Om de financiële administratie te voeren ontvangen leden een factuur met een betalingsverzoek. De contactgegevens hiervoor staan geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy. De penningmeester van de Elswoutgroep heeft inzicht in de financiële gegevens.
Contactlijsten
Iedere speltak heeft de beschikking over een digitale lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders/verzorgers. In geval van nood kan de (bege)leiding ouders / verzorgers van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak. De contactlijsten worden actief bijgewerkt, uitgeschreven leden worden hieruit binnen één maand verwijderd.
Online media
Op scoutingelswout.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.
Beeldmateriaal
Scouting Elswoutgroep maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Elswoutgroep en als herinnering. Bij de inschrijving van een lid is er de optie om wel / geen toestemming te geven voor het posten van foto's op social media. Toestemming is altijd in te trekken door middel van een mail gericht aan media@scoutingelswout.nl. Beeldmateriaal zal niet worden verstrekt aan derden en alleen worden gebruikt voor promotionele doeleinden op onze website en bij onze scoutinggroep betrokken social media platformen. Uiteraard kiezen wij alleen gepaste en leuke foto's. Als je een foto waar jij op staat van een mediakanaal wilt laten verwijderen, kan je ook mailen naar media@scoutingelswout.nl.
Verwerking verhuuraanvraag
Scouting Elswoutgroep kan persoonsgegevens over u verwerken, doordat u gebruik maakt van het contactformulier verhuuraanvraag, en/of omdat u deze zelf bij het invullen van een contactformulier op de website aan scouting Elswoutgroep verstrekt. De Elswoutgroep kan de volgende persoonsgegevens verwerken:
– Uw voor- en achternaam;
– Uw adresgegevens;
– Uw telefoonnummer;
– Eventueel de naam van uw betrokken organisatie;
Wij verwerken deze gegevens om contact met u op te kunnen nemen. Daarnaast kan scouting Elswoutgroep uw persoonsgegevens gebruiken in het kader van het uitvoeren van een met u gesloten overeenkomst van opdracht, doorgaans bestaande uit juridische dienstverlening.
Scouting Elswoutgroep bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Uw gegevens worden niet langer dan een jaar bewaard indien er geen overeenkomst met u tot stand komt.
Locatie Privacybeleid
Het privacybeleid van scouting Elswoutgroep is terug te vinden via de privacy knop op de website.
Wijzigen privacybeleid
Scouting Elswoutgroep behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Het verdient aanbeveling om dit privacybeleid voor het inschrijven als lid, of voor een evement, te raadplegen, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent.
Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.
Recht op vergetelheid en inzage in gegevens
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert scouting Elswoutgroep binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden aan het bestuur (bestuur@scoutingelswoutgroep.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.